O NEA visando à organização padronizada das empresas filiadas criou o Manual Orientativo, onde o empresário poderá com o passar dos tempos ir priorizando ações que venham melhorar toda sua empresa. Estaremos respondendo abaixo com vocabulário bem claro o que significa cada item do Manual.

Grupos e Itens Componentes do Manual Orientativo:

1: Instalações:

Este grupo tratará da imagem, apresentação, comodidade e conforto para o cliente.

Sala de espera: é um espaço direcionado ao cliente onde pode e deve esperar pela conclusão do serviço. Este ambiente pode ser simples, porém confortável; café, água, jornais, revistas, som ambiente, TV, internet e outros itens que o empresa dispor.

Sanitários limpos: É necessário sanitários exclusivos para os clientes; masculino e feminino, limpos, aromatizados  e  permanentemente cuidados, com papel toalha, sabonete liquido e revestimento cerâmico no piso e paredes. Também um sanitário exclusivo para funcionários (limpo).

Paredes limpas / pintadas: paredes pintadas, preferencialmente, com cores claras e mantidas sempre limpas e conservadas.

Piso com boa apresentação: Piso de boa qualidade, em concreto polido ou pintado ou também em cerâmica de boa qualidade e cor clara.

Estacionamento para clientes: Não confundir com pátio de trabalho, o estacionamento é destinado ao cliente enquanto aguarda o rápido atendimento. Deve ser sinalizado informando ao cliente nas paredes e piso que se trata de estacionamento.

Bancadas para execução de serviços e Organização do Box: A bancada deve estar sempre limpa e organizada, sendo usada somente para a execução de um serviço específico, e não como depósito de ferramentas e embalagens vazias, ou como depósito de peças usadas. Também a área abaixo dos elevadores deve estar livre para circulação segura do mecânico. Para auxiliar a organização das bancadas deve-se usar caixas específicas para

Peças de Descarte e Peças de Veículo em reparo com identificação. Podendo ser caixas em madeira ou material plástico resistente.

Identificação e Localização de setores e equipamentos: Todos os setores da empresa devem ser identificados (Recepção, Administração, Sanitários, Box de Serviço Etc...), através de placas de identificação, assim como a localização e disposição de equipamentos móveis e fixos (Escorredor de óleo, Esmeril, Macaco-jacaré, cavaletes etc...).

Recepção: Ambiente específico onde será feita a primeira abordagem ao cliente, por profissional preparado e orientado para atendimento, neste ambiente deve ter a identificação de serviços oferecidos pela empresa e telefones úteis (PROCON, Bombeiros, Garantia Estadualizada e Polícia Militar).

Fachada: A empresa deve ter em sua fachada nome da empresa, telefone, logomarca do NEA (padrão 1,00 x 0,80), se quiser seus principais serviços.

2: Marketing:

Esta é a “ferramenta” que cuida das relações futuras e permanentes entre clientes x empresa é chamada a FIDELIZAÇÃO, portanto sua observância é fundamental. O NEA tem o Cartão Fidelidade para ajudar nesta ferramenta.

Uniformes limpos: A necessidade da uniformização é óbvia, porém recomenda-se a identificação através de crachá com nome, função e logo / emblema do núcleo no uniforme. Evidentemente que os uniformes devem estar “limpos” e bem cuidados, pois a boa apresentação é indispensável em qualquer atividade.

 Pós Vendas: A partir do ótimo atendimento através da recepção, preenchido o cadastro do veículo / cliente (não esquecer que o cliente pode ter mais de um veículo, uma frota); que vão servir de base para as atividades de pós-venda;

1. Marketing via internet: A empresa deve ter um endereço eletrônico próprio e verificado todos os dias, manter um cadastro de endereço eletrônico dos clientes para o envio de mala direta.
2. Cartão de Visita: A empresa deve ter cartão de visita com a Marca da empresa, logo do NEA, telefone e Endereço eletrônico.
3. Marketing Interno: Os colaboradores devem conhecer todos os Serviços que a empresa oferece assim como garantias e política qualidade.

3: Materiais:

A Organização e controle dos materiais, sejam produtos (peças) ou insumos é muito importante para evitar perdas e facilitar todo processo produtivo, seja para buscar uma garantia, tanto para agilidade de gerenciamento do estoque.

Controle de Procedência das Peças Aplicadas no Veículo e controle de embalagens: É necessário fazer o controle de entrada e saída de produtos, sendo que, o produto deve ter Nota Fiscal de empresa Idônea e ser armazenado de forma que não haja avarias, e conserve sua embalagem original em perfeito estado até sua aplicação.

Organização dos Materiais em Estoque: É necessário manter a organização do ambiente que considerarmos como estoque de materiais, prateleiras organizadas e identificadas, os produtos não devem ficar expostos á umidade e diretamente no chão.

4: Equipamentos:

Controle de ferramentas e instrumentos em uso:

É indispensável a qualquer empresa automecânica possuir e colocar à disposição da equipe técnica o “ferramental” necessário ao bom serviço, sendo também adequado estabelecer um controle eficaz, idêntico ao controle de estoque. São pré-requisitos básicos que a oficina tenha equipamentos adequados para executar os serviços oferecidos conforme relação. Observando que existem ferramentas que necessitam de calibração, estas devem estar sempre com controle de calibração exemplo: Paquímetro, Torquímetro, Relógio Comparador. Anexo.

Carrinho de ferramentas: As ferramentas em uso devem permanecer em carrinhos específicos, que devem acompanhar o mecânico, e não sobre os veículos, bancadas, elevadores e não chão.

5: Processos:

Aquisição das Normas técnicas: A empresa deve comprar as normas técnicas de serviços que oferece ao cliente e seguir o procedimento das mesmas para garantir a qualidade do serviço.

Processo de atendimento padrão NEA: A empresa deve expor em local visível ao cliente o Fluxograma do processo de atendimento padrão NEA.

Capas de assento/direção / para-lamas: São acessórios indispensáveis ao bom serviço, a imagem, ao cuidado com o veículo do cliente e   está intimamente ligado a boa impressão, que hoje em dia decide na hora de frequentar qualquer empresa.

Sistema de ordem de serviço: Este é o “documento” que acompanha o veículo durante o tempo e trajetória de execução do serviço, nela devem aparecer os itens e peças trocadas, serviços executados, preços etc... E depois transcrito no cadastro do veículo, para posterior trabalho do marketing e da trajetória (histórico) do veículo na empresa.

Check list Padrão NEA: Na execução dos serviços, assim como na elaboração dos orçamentos a empresa deve utilizar o check list padrão do NEA, mantendo assim um padrão de análises garantindo melhor desempenho nos orçamentos.

Manual da garantia do serviço: junto com a nota fiscal o cliente deve receber impresso/ carimbo / manual, à garantia do serviço onde estarão registrados os prazos, os locais e as formas de garantia.

Sistema de fluxo de caixa: ferramenta financeira simples eficaz para controlar o cronograma de “contas a receber e contas a pagar”, é exatamente a programação de faturamento x a programação de pagamentos.

Apuração dos custos da empresa: No mínimo uma vez por ano a empresa deve apurar seus custos de operação, para manter um orçamento de despesas dentro da possibilidade e manter a saúde financeira da empresa. A apuração dos custos também poderá ser utilizada para planejamento das metas de vendas.

Sistema de formação de preços: considerando os custos, estabelecida à margem de lucro e as formas de comercialização monta-se as tabelas de preços de vendas, não esquecendo que o grande regulador é o mercado. Ao formar o preço final, o bom serviço, o bom atendimento, tecnologia e seriedade são componentes importantes.

Sistema de apuração de lucro: Ao final de um período a ser determinado pelo empresário (recomenda-se ao fim de cada mês trabalhado) importante avaliar se a empresa está operando positivamente, ou seja, gerando lucro, caso não esteja, a elaboração de um plano de ação para corrigir o caminho é importantíssimo, sendo importante lembrar que a empresa deve existir para gerar lucros.

Sistema de controle do Imobilizado: A empresa deverá ter um controle básico de seus equipamentos e máquinas, incluindo veículos.

Registros fiscais: normalmente são procedimentos contábeis e fiscais, porém é importante manter na empresa acompanhamento sistemático, principalmente dos custos.

Legalização: este aspecto é indispensável para a sobrevivência das empresas. O proprietário deve procurar através do contador os procedimentos para a legalização da empresa.

1 - Zoneamento;
2 - Alvará
3 - Corpo de Bombeiros
4 - Junta Comercial
5 - Contrato Social
6 - Receita Federal
7 - Receita Estadual
8 - Sindicatos Patronais

6: Recursos Humanos:

Boa Apresentação dos colabores: Os Colaboradores da empresa devem manter a boa aparência e boa apresentação, saber falar e expressar tecnicamente.

Histórico de Capacitação Profissional: A empresa deve manter arquivo de histórico de capacitação profissional de seus colaboradores, sendo necessário apresentar o tema do curso, carga horária e ano de realização do mesmo.

 Saúde Ocupacional: A empresa deve manter atualizados os laudos PPRA, PCMSO e LT CAT, e prezar em seus processos pela saúde nas condições de trabalho dos colaboradores utilizando os EPIs necessários para atividade exemplo: Sapato, óculos de proteção, protetor auricular.

Capacitação Técnica Permanente: A empresa deve apresentar os treinamentos já realizados durante o ano (através do Registro histórico de capacitação técnica da empresa), ou planejamento dos treinamentos futuros seja técnico, gestão ou de qualidade. Mínimo de capacitação por ano na equipe deverá ser 50 horas.

7: Meio Ambiente:

Este “grupo” é de fundamental importância para a sobrevivência de todos, os cuidados com o meio ambiente, a preservação da qualidade de vida também são itens de responsabilidade do empresário da automecânica.  Existem atualmente outras formas de tratar a água, já existem caixas prontas sendo comercializadas que separam o óleo da água, porém o tratamento dessa água é outro processo, estamos encaminhando modelo de caixas que fazem a separação do óleo e da água. 
              
Recomendamos que o empresário verifique o tamanho da sua empresa e verifique se é isento de Licença Ambiental, caso necessite dessa liberação terá que contratar empresa ou profissional para que elabore laudos a serem encaminhados aos órgãos ambientais (FATMA) e demais de sua cidade. Recomendamos também que os empresários conheçam as leis ambientais de sua cidade, isso facilitará todos os processos que terá que cumprir. Aproveite tudo o que está fazendo pelo Meio Ambiente e transforme isso em mídia diferenciada pra sua empresa.
Preservação ambiental, sustentabilidade e reciclagem nunca estiveram tão em alta. Das rodas de bar aos grandes encontros corporativos, o assunto é único: o que fazer e o que não fazer para manter o progresso e ao mesmo tempo garantir mais tempo de vida ao planeta?
A resposta está em três verbos que sintetizam a essência da sustentabilidade: repensar, reciclar e reduzir. É preciso repensar processos, minimizando as agressões ao meio ambiente. Reaproveitar materiais, transformando-os em outros produtos em vez de destiná-los ao descarte. Reduzir o consumo desenfreado. Recriar produtos, levando em conta a biodegradabilidade.
Trata-se de uma mudança de comportamento, que exige duas fases: a da conscientização e a da efetivação.

Licença Ambiental ou Declaração de conformidade Ambiental: O licenciamento deverá ser elaborado de acordo com a Instrução Normativa nº 19 – FATMA. Anexo.

Selo ambiental: A empresa que deseja obter além do licenciamento ambiental o selo verde da FACISC deve preceder conforme processo. Anexo.